, , ,

Dampak Digitalisasi System HR

Di era perkembangan digital yang semakin massive ini semua proses bisnis dari hulu sampai hilir mulai mengalami proses digitalisasi. Keadaan inilah yang mendorong perusahaan untuk memanfaatkan teknologi digital terutama software HR untuk mengoptimalkan manajemen sumber daya manusia agar bisa lebih baik, efektif dan efisien.

Seperti telah kita ketahui bersama, divisi dalam setiap perusahaan memiliki peran masing-masing, termasuk juga dengan devisi HR (Human Resource). DIvisi HR sangat penting bagi perusahaan karena devisi ini merupakan pendukung perusahaan dalam mencari talenta terbaik yang bisa berkontribusi untuk pencapaian dan kemajuan perusahaan.

DIvisi HR memiliki banyak tugas yang harus diselesaikan dalam kesehariaanya, mulai dari proses perekrutan, pengembangan karyawan dan sebagainya. Tugas-tugas tersebut akan sangat memakan waktu jika dikerjakan dengan cara tradisional. Untuk itu banyak perusahaan yang mempertimbangkan untuk menggunakan HRIS (Human Resource Information System).

Aplikasi atau software HRIS diyakini sangat membantu para HRD dalam meningkatkan produktivitas kerja mereka. Ini mungkin salah satu manfaat yang bisa didapat ketika menggunakan aplikasi HRIS, masih banyak manfaat-manfaat yang bisa Anda peroleh, apa saja hal itu, simak ulasan berikut:

  1. Meningkatkan Produktivitas Kerja HR

Sebagaimana telah disebutkan bahwa aplikasi atau software HRIS bisa meningkatkan produktivitas kerja HR secara keseluruhan. Hal ini karena HRIS dirancang untuk mempermudah serta mempercepat berbagai macam proses administrasi dan pekerjaan HR. sebagai contoh, HRIS bisa membantu menyederhanakan proses pengumpulan Curriculum Vitae (CV) atau resume serta berbagai informasi kandidat dalam proses perekrutan. Selain itu juga HRIS bisa membantu mempermudah manajemen keuangan dalam mengelola keuangan seperti payroll system.

 

  1. Meminimalisir kesalahan

Banyak pekerjaan HR yang terkait dengan regulasi pemerintah, sehingga kesalahan sekecil apapun akan berakibat fatal, terutama permasalahan hukum dan kerugian finansial perusahaan.

  1. Mengawasi Jalannya Perusahaan

Selain mempersingkat waktu dan memudahkan pekerjaan, HRIS juga bisa Anda rancang untuk mengawasi berbagai kegiatan perusahaan agar sesuai dengan aturan yang berlaku.

 

  1. Menganalisis Performa

Manfaat lain dari HRIS ini adalah kemampuannya dalam menganalisa performa dan metrik yang berhubungan dengan berbagai aspek pendukung dalam pengambilan keputusan. Contoh, HR memiliki tanggung jawab untuk meneliti biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk proses perekrutan. Hasil perhitungan dari HRIS dapat dijadikan sebagai bahan untuk membuat keputusan bisnis yang penting serta pembuatan strategi untuk mencapai tujuan perusahaan.

 

Demikian hal – hal mengenai dampak digitalisasi system HRD yang perlu kamu ketahui.Bila kamu membutuhkan bantuan untuk mengatasi masalah di perusahaan kamu?  Semua itu bisa kamu dapatkan dengan mengikuti training and  development program di Focus Improvement. Hubungi kami melalui telepon ke 0818-8188-99919 atau 0878-4169-6118 untuk mendapatkan saran program pelatihan kepemimpinan & pengemangan perusahaan sesuai kebutuhan organisasi Kamu.

/0 Comments/by
,

Mengenal Job Profile dan Cara Penyusunannya

Job Profile adalah sebuah dokumen yang berisi informasi lengkap atau profil sebuah pekerjaan dalam sebuah organisasi. Job Profile memuat hal – berikut:
  1. Identifikasi pekerjaan (Job Identification) yaitu identitas dari sebuah posisi atau pekerjaan seperti: nama posisi, bagian/ departemen di mana posisi tersebut berada, kode jabatan, nama posisi atasan, lokasi dsb.
  2. Tujuan pekerjaan (Job Purpose): berisi tujuan atau alasan keberadaan pekerjaan atau kontribusi pekerjaan itu secara umum. (Bila anda bingung/ sulit mengisi sebuah tujuan sebuah pekerjaan, kemungkingan pekerjaan tsb memang tidak diperlukan).
  3. Uraian pekerjaan (Job Description): menjelaskan tanggung jawab/ tugas / kegiatan yang harus dilakukan oleh posisi atau rincian dari kontribusi umum pekerjaan ini.
  4. Dimensi pekerjaan (Job Dimension): menggambarkan besarnya cakupan posisi baik langsung maupun tidak langsung yang membedakannya dengan posisi lainnya.
  5. Hal – hal lain seperti: wewenang, hubungan kerja, indikator keberhasilan, kompetensi pemegang jabatan, dan persyaratan lain dari posisi.
Bagaimana cara menyusunnya? Ada 6 langkah yang harus ditempuh dalam penyusunan job profile jabatan dalam perusahaan, antara lain:
  1. Melakukan analisa jabatan
Analisa jabatan merupakan langkah awal yang cukup panjang untuk melakukan penyusunan job profile. Pada tahap ini, Anda diharuskan untuk mengumpulkan seluruh data terkait dengan suatu jabatan. Data tersebut mulai dari identitas jabatan, sturktur jabatan, lingkup kerja, deskripsi tugas dan tanggung jawab, waktu kerja efektif yang dilakukan, hingga kualifikasi baik dari segi standar pendidikan maupun kompetensi yang dibutuhkan agar dapat menduduki jabatan tersebut. Analisa jabatan harus dilakukan sesuai dengan realita di lapangan. Anda bisa memperoleh data tersebut dengan meminta pemegang jabatan untuk mengisi form analisa jabatan yang telah disiapkan. Pastikan setiap pemegang jabatan melakukan pengisian dengan tepat.
  1. Mengumpulkan data-data yang telah diperoleh
Proses pengumpulan data harus dilakukan secara menyeluruh. Jangan sampai ada data yang terlewat. Selain itu, agar penyusunan job profile dapat berjalan dengan lancar, maka sebisa mungkin tetapkan jadwal yang bersamaan pada saat proses pengumpulan agar dapat diproses secara bersamaan. Urutkan data yang sudah Anda peroleh sehingga mudah bagi Anda untuk melakukan pengecekan.
  1. Melakukan wawancara dengan pemegang jabatan
Melakukan wawancara dengan pemegang jabatan perlu dilakukan untuk mengklarifikasi kevalidan data yang telah diperoleh. Jangan sampai data yang diberikan tidak sesuai dengan fakta yang ada di lapangan sehingga dapat memunculkan gap antara realita di lapangan dengan job profile jabatan yang Anda susun. Selain itu, dengan data yang sesuai, tentu akan semakin memberikan kemudahan bagi Anda dalam menyelesaikan tugas-tugas tertentu, seperti rekrutmen dan seleksi calon karyawan, menentukan perencanaan training, dan menentukan kebutuhan kerja untuk memfasilitasi karyawan pemegang jabatan.
  1. Melakukan revisi dan penambahan data
Jika ada ketidak sesuaian, sebelum dilakukan penyusunan job profile lakukan revisi dan melengkapi data yang kurang. Dengan melakukan revisi di awal Anda akan lebih mudah melakukan pencarian data, dibandingkan ketika ditengah-tengah Anda melakukan proses penyusunan.
  1. Melakukan penyusunan data valid
Menyusun data valid yang telah diperoleh dari setiap pemegang jabatan. Pastikan poin penting yang harus diketahui oleh pemegang jabatan tercantum dalam job profile yang Anda susun. Kelompokkan job profile yang Anda susun per departemen, sehingga memudahkan Anda dalam melakukan pencarian. Informasi inti yang harus dicantumkan didalam job profile adalah sebagai berikut:
  1. Identitas jabatan
  2. Fungsi jabatan
  3. Struktur organisasi dalam departemen jabatan terkait (minimal mencantumkan 1 jabatan di atas dan 1 jabatan di bawah)
  4. Deskripsi tugas dan tanggung jawab pemegang jabatan
  5. Level kompetensi yang dibutuhkan
  6. Target kerja yang menjadi indikator keberhasilan pemegang jabatan
  7. Spesifikasi jabatan yang harus ditepati oleh pemegang jabatan
  1. Melakukan evaluasi secara berkala
Jika job profile jabatan sudah Anda selesaikan, jangan lupa untuk tetap melakukan evaluasi secara berkala. Hal ini dikarenakan sangat memungkinkan terjadi perubahan kondisi seiring dengan perubahan kebutuhan dari perusahaan, sehingga alat yang Anda ciptakan harus segera disesuaikan. Misalkan saja, dulu saat awal perusahaan berdiri masih belum menetapkan untuk jabatan manager marketing harus menguasai bahasa Inggris aktif. Namun sekarang, karena kebutuhan perusahaan dan banyaknya customer perusahaan yang berasal dari luar negeri, akhirnya mau tidak mau spesifikasi jabatan manager marketing harus ditingkatkan, yaitu harus menguasai bahasa Inggris aktif. Pada dasarnya, penyusunan job profile suatu jabatan membantu Anda untuk bekerja lebih efektif dan efisien. Mungkin Anda bisa membayangkan jika sewaktu-waktu Anda dipanggil oleh pihak manajemen harus mengajukan data terkait dari jabatan di perusahaan, tentu Anda akan kerepotan jika semua data terpisah. Berbeda jika Anda sudah menerapkan job profile pada setiap jabatan. Anda dapat memperoleh data lebih cepat. Selain itu, job profile bukan hanya sekedar data yang Anda simpan semata dan sifatnya rahasia. Namun job profile merupakan acuan bagaimana nantinya perusahaan menentukan sumber daya manusia yang tepat. Oleh sebab itulah job profile harus benar-benar disusun berdasarkan kondisi di lapangan. Demikian hal – hal mengenai job profile dan teknik penyusunannya yang perlu kamu ketahui. Bila kamu membutuhkan bantuan untuk mengatasi masalah di perusahaan kamu?  Semua itu bisa kamu dapatkan dengan mengikuti training and development program di Focus Improvement. Hubungi kami melalui telepon ke 0818-8188-99919 atau 0878-4169-6118 untuk mendapatkan saran program pelatihan kepemimpinan sesuai kebutuhan organisasimu.
/0 Comments/by
, , ,

Pentingnya KPI Bagi Perusahaan

KPI merupakan singkatan Key Performance Indicator, atau secara harfiah dapat diartikan sebagai indikator-indikator kunci untuk mengukur performa atau kinerja. Sebagai indikator kunci, tentu saja KPI menjadi ukuran yang paling utama dalam melihat seberapa baik kinerja yang ditunjukkan oleh setiap karyawan di sebuah bisnis atau perusahaan.

Apa Manfaat Menerapkan KPI dalam Perusahaan?

Ada banyak sekali manfaat yang bisa diperoleh ketika menerapkan KPI. Manfaat-manfaat tersebut tidak hanya dirasakan oleh perusahaan atau pemilik usaha, tetapi bisa juga dirasakan oleh karyawan itu sendiri.

Manfaat Penerapan KPI bagi Perusahaan

  • Sebagai sebuah indikator kunci, sebuah perusahaan dapat memanfaatkan penerapan KPI untuk menjaga arah strategi bisnisnya. Meski indikator-indikator ini sebenarnya digunakan untuk mengukur kinerja karyawan, tetapi juga dapat dijadikan panduan terkait hal apa saja yang harus dilakukan oleh setiap karyawan, dan bagaimana pekerjaan tersebut dapat dianggap berhasil dilakukan.
  • Sebagai alat untuk mengevaluasi kinerja karyawan, penerapan KPI akan sangat membantu perusahaan yang memiliki departemen HR. KPI dapat digunakan oleh HRD untuk mengetahui pengukuran serta melakukan evaluasi terhadap hasil kerja karyawan, dan dapat dengan lebih cepat mengidentifikasi jika ada kendala yang dihadapi oleh karyawan tersebut dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.
  • Sistem KPI juga akan sangat membantu perusahaan yang menerapkan sistem reward atau apresiasi kepada karyawan yang menunjukkan kinerja yang baik. Tanpa adanya KPI, perusahaan akan kesulitan untuk menentukan seberapa baik hasil kerja yang layak untuk diapresiasi secara setara. Kalaupun dapat menentukan hal tersebut, umumnya ukuran yang dilakukan lebih bersifat subjektif dan dapat berubah-ubah kapan saja.
  • Memastikan karyawan mengetahui bahwa perusahaan akan mengapresiasi hasil kerja yang baik tentu saja bagus, tetapi jika ukuran yang digunakan tidak jelas, karyawan tersebut tentu akan kebingungan dalam menetapkan target kerjanya. Hal ini dapat diatasi dengan adanya KPI.

Mengingat KPI adalah sebuah alat yang secara objektif mengukur hasil kinerja seorang karyawan, tentunya ini bisa menjadi alat yang jelas untuk menentukan hasil kerja yang dapat diapresiasi oleh perusahaan. Karena ukuran ini bersifat objektif dan jelas, karyawan di perusahaan tersebut juga bisa memiliki rasa aman, nyaman, dan tak perlu takut bahwa hasil kerjanya tidak akan diapresiasi oleh perusahaan.

Dengan ukuran yang jelas seperti KPI, perusahaan dapat terus memotivasi karyawan untuk menunjukkan hasil kerja terbaiknya. Dalam jangka panjang, ini membantu perusahaan itu sendiri untuk terus mengoptimalkan pendapatan bisnisnya; terlebih jika reward yang diberikan kepada karyawan juga menggunakan sistem bertingkat di mana semakin baik hasil kerja yang ditunjukkan oleh karyawan tersebut, semakin besar pula apresiasi yang akan diberikan kepada karyawan.

KPI juga dapat membantu perusahaan menyampaikan ekspektasi bisnis yang dimilikinya kepada karyawan dengan bahasa yang mudah dipahami, yaitu target dan pekerjaan. Dengan memahami apa target yang harus dicapai dengan pekerjaan yang dilakukan, karyawan dapat memperkirakan arah mana yang ingin dituju oleh strategi bisnis sebuah perusahaan. Sehingga salah satu manfaat pentingnya KPI pada perusahaan adalah memastikan karyawan tetap melakukan tugas dan tanggung jawab kerjanya dengan baik dan selaras terhadap tujuan perusahaan itu sendiri.

Jadi, di sini KPI tetap berguna dalam menjaga kestabilan dan kelancaran operasional perusaahaan dan memberikan benefit pada karyawan perusahaan, baik pada perusahaan kecil maupun skala besar.

Demikian hal – hal mengenai alasan pentingnya KPI bagi perusahaan yang perlu kamu ketahui. Bila kamu membutuhkan bantuan untuk mengatasi masalah di perusahaan kamu?  Semua itu bisa kamu dapatkan dengan mengikuti training and development program di Focus Improvement. Hubungi kami melalui telepon ke 0818-8188-99919 atau 0878-4169-6118 untuk mendapatkan saran program

/0 Comments/by

Cara Membuat Logo Perusahaan

Logo merupakan salah satu desain komunikasi, jadi pastikan  tujuan perusahaan Anda jelas ditetapkan sebelum  menentukan desain logo perusahaan. Perjelas tentang pesan yang ingin disampaikan merek Anda sehingga logo dapat dengan jelas mencerminkan pesan itu.

Logo harus mencerminkan  profesionalisme dan jangan terpatok pada pertumbuhan, seberapa kecil atau besar perusahaan Anda. Misalkan bisnis Anda adalah pelatihan karyawan maka logo Anda harus mencerminkan visi-misi dari lembaga pelatihan karyawan yang Anda miliki

Berikut yang bisa dilakukan sebagai cara membuat logo perusahaan atau produk

Cari Referensi Logo

Carilah referensi logo sebanyak mungkin di internet. Tujuannya bukan untuk menjiplak, melainkan untuk mendapatkan inspirasi. Dengan melihat referensi desain logo orang lain dan mempelajari sejarah pembuatannya, Anda akan memiliki perbandingan dan mendapatkan ide menarik untuk membuat logo yang berbeda dan tidak mirip dengan yang lain.

Pahami Visinya

Setiap bisnis memiliki latar belakang. Pasti ada seluk beluk kenapa bisnis tersebut berdiri. Untuk memudahkan proses desain logo, Anda harus memahami visi dan misi bisnis yang dijalankan, serta memahami keunggulan dan karakteristik dari brand. Dengan demikian, desain logo yang dibuat dapat menunjukkan identitas brand dengan tepat. Karena logo adalah salah satu bentuk penyampai pesan visi dan misi bisnis tersebut.

Membuat Sketsa

Rancanglah beberapa sketsa sebagai alternatif. Dengan membuat sketsa terlebih dahulu, Anda bisa mengeksplorasi desain dan jadi punya gambaran bentuk logo yang mana yang paling baik untuk dikembangkan.

Memiliki Filosofi

Pembuatan logo juga memperhatikan warna. Ada yang satu warna, ada yang beberapa warna. Sebaiknya, bentuk dan warna tersebut memiliki filosofi tersendiri yang dapat mengungkapkan nilai suatu brand. Sebab filosofi dalam logo memberikan makna yang mendalam sehingga lebih berkesan karena ternyata logonya dibuat penuh arti.

Sederhana

Logo tidak harus menampilkan nama merek dan slogan, tapi cukup dengan gambar. Seperti logo Twitter yang berbentuk gambar burung, atau logo Apple yang berbentuk buah apel yang tergigit di sisi kanannya. Jadi, tak harus membuat logo yang rumit bentuknya jika brand Anda bisa direpresentasikan ke dalam logo yang desainnya sederhana agar mudah diingat dan dikenang. Sedangkan desain yang rumit, belum tentu menarik dan keren.

 

/0 Comments/by
,

Cara Memajukan Perusahaan

Apakah hal ini terjadi dalam bisnis Anda?

– Karyawan yang tidak peduli dengan kondisi tempat kerja
– Karyawan yang tidak disiplin dalam waktu
– Karyawan tidak peduli terhadap masalah yang terjadi di area kerja
– Karyawan tidak mau melakukan perbaikan di tempat kerjanya
– Karyawan tidak mengungkapkan masalah yang terjadi di area kerjanya
– Karyawan tidak bisa mencari solusi sendiri terhadap permasalahan yang terjadi di area kerjanya
– Karyawan terlalu tergantung kepada leader ataupun atasan untuk mengambil keputusan di tempat kerja
– Karyawan tidak peduli dengan mesin yang sudah mulai menunjukkan ketidaknormalan dan kerusakan
– Karyawan tidak peduli terhadap material sisa dan biaya produksi dari perusahaan
– Komunikasi yang buruk antar departemen
– Tidak ada motivasi dalam diri karyawan
– Karyawan terlihat sangat sibuk dalam pekerjaan tapi tidak paham terhadap target yang menjadi tanggung jawabnya

Sebagai pemilik bisnis tentunya selalu bertanya bagaimana cara meningkatkan produktivitas kerja dan juga cara meningkatkan profit perusahaan? Penerapan Lean adalah solusinya! Lean  telah berhasil di banyak perusahaan dalam merubah budaya organisasi. Kehebatan Lean ini telah dibuktikan oleh berbagai macam industri,  tidak hanya terbatas di perusahaan Jepang, tetapi perusahaan di US, Eropa.

Konsep Lean menggabungkan antara merubah mindset orang dan merubah lingkungan kerja. Dari sisi orang, ditanamkan nilai tentang bagaimana untuk bekerja dengan benar dan efisien dalam rangka menghilangkan waste (aktifitas yang tidak memberi nilai tambah), sehingga setiap orang memiliki persepsi yang sama tentang pola pikir yang berorientasi pada efisiensi.

Dan yang terpenting, nilai lebih dari Lean dalam merubah budaya organisasi bukan hanya mencoba mengubah mindset orang saja, karena meskipun cara berpikir sudah benar tapi kalau lingkungan tidak mendukung, maka tindakan yang terlihat akan menyimpang dari mindset yang ditanamkan

Manfaat yang dicapai oleh implementasi Lean sangat besar. Lean bertujuan untuk menciptakan efisiensi di segala lini. Proses produksi yang sangat cepat, kualitas produk yang lebih baik, jumlah material sisa yang menurun, produksi yang lebih fleksibel dalam meresponse order, setup mesin yang lebih cepat, jumlah downtime mesin yang lebih sedikit, biaya produksi yang lebih rendah, biaya maintenance yang lebih rendah, inventory yang rendah, working capital lebih minim, standard kerja yang sama untuk semua operator, operator yang memiliki kompetensi multi skill, karyawan yang lebih bersemangat dalam bekerja, meningkatkan kepuasan bekerja, serta lingkungan kerja yang lebih bersih, tertata rapi, aman dan nyaman.

Penerapan lean ini bisa dipelajari, banyak lembaga pelatihan karyawan yang menawarkan program pelatihan karyawan tentang lean system. Tinggal Anda sebagai pemilik usaha mau mempelajarinya dan menerapkannya dalam perusahaan Anda.

Bila diperlukan Anda bisa memilih menggunakan jasa konsultan bisnis dalam pendampingan penerapan lean system. Banyak cara untuk memajukan perusahaan, tinggal bagaimana dari pemilik bisnis sendiri mau membawa kemana arah bisnis nya dan mau merubah mindset yang ada.

/0 Comments/by