,

Mengenal Job Profile dan Cara Penyusunannya

Job Profile adalah sebuah dokumen yang berisi informasi lengkap atau profil sebuah pekerjaan dalam sebuah organisasi. Job Profile memuat hal – berikut:

  1. Identifikasi pekerjaan (Job Identification) yaitu identitas dari sebuah posisi atau pekerjaan seperti: nama posisi, bagian/ departemen di mana posisi tersebut berada, kode jabatan, nama posisi atasan, lokasi dsb.
  2. Tujuan pekerjaan (Job Purpose): berisi tujuan atau alasan keberadaan pekerjaan atau kontribusi pekerjaan itu secara umum. (Bila anda bingung/ sulit mengisi sebuah tujuan sebuah pekerjaan, kemungkingan pekerjaan tsb memang tidak diperlukan).
  3. Uraian pekerjaan (Job Description): menjelaskan tanggung jawab/ tugas / kegiatan yang harus dilakukan oleh posisi atau rincian dari kontribusi umum pekerjaan ini.
  4. Dimensi pekerjaan (Job Dimension): menggambarkan besarnya cakupan posisi baik langsung maupun tidak langsung yang membedakannya dengan posisi lainnya.
  5. Hal – hal lain seperti: wewenang, hubungan kerja, indikator keberhasilan, kompetensi pemegang jabatan, dan persyaratan lain dari posisi.

 

Bagaimana cara menyusunnya? Ada 6 langkah yang harus ditempuh dalam penyusunan job profile jabatan dalam perusahaan, antara lain:

 

  1. Melakukan analisa jabatan

Analisa jabatan merupakan langkah awal yang cukup panjang untuk melakukan penyusunan job profile. Pada tahap ini, Anda diharuskan untuk mengumpulkan seluruh data terkait dengan suatu jabatan. Data tersebut mulai dari identitas jabatan, sturktur jabatan, lingkup kerja, deskripsi tugas dan tanggung jawab, waktu kerja efektif yang dilakukan, hingga kualifikasi baik dari segi standar pendidikan maupun kompetensi yang dibutuhkan agar dapat menduduki jabatan tersebut. Analisa jabatan harus dilakukan sesuai dengan realita di lapangan. Anda bisa memperoleh data tersebut dengan meminta pemegang jabatan untuk mengisi form analisa jabatan yang telah disiapkan. Pastikan setiap pemegang jabatan melakukan pengisian dengan tepat.

 

  1. Mengumpulkan data-data yang telah diperoleh

Proses pengumpulan data harus dilakukan secara menyeluruh. Jangan sampai ada data yang terlewat. Selain itu, agar penyusunan job profile dapat berjalan dengan lancar, maka sebisa mungkin tetapkan jadwal yang bersamaan pada saat proses pengumpulan agar dapat diproses secara bersamaan. Urutkan data yang sudah Anda peroleh sehingga mudah bagi Anda untuk melakukan pengecekan.

 

  1. Melakukan wawancara dengan pemegang jabatan

Melakukan wawancara dengan pemegang jabatan perlu dilakukan untuk mengklarifikasi kevalidan data yang telah diperoleh. Jangan sampai data yang diberikan tidak sesuai dengan fakta yang ada di lapangan sehingga dapat memunculkan gap antara realita di lapangan dengan job profile jabatan yang Anda susun. Selain itu, dengan data yang sesuai, tentu akan semakin memberikan kemudahan bagi Anda dalam menyelesaikan tugas-tugas tertentu, seperti rekrutmen dan seleksi calon karyawan, menentukan perencanaan training, dan menentukan kebutuhan kerja untuk memfasilitasi karyawan pemegang jabatan.

 

  1. Melakukan revisi dan penambahan data

Jika ada ketidak sesuaian, sebelum dilakukan penyusunan job profile lakukan revisi dan melengkapi data yang kurang. Dengan melakukan revisi di awal Anda akan lebih mudah melakukan pencarian data, dibandingkan ketika ditengah-tengah Anda melakukan proses penyusunan.

 

  1. Melakukan penyusunan data valid

Menyusun data valid yang telah diperoleh dari setiap pemegang jabatan. Pastikan poin penting yang harus diketahui oleh pemegang jabatan tercantum dalam job profile yang Anda susun. Kelompokkan job profile yang Anda susun per departemen, sehingga memudahkan Anda dalam melakukan pencarian. Informasi inti yang harus dicantumkan adalah sebagai berikut:

  1. Identitas jabatan
  2. Fungsi jabatan
  3. Struktur organisasi dalam departemen jabatan terkait (minimal mencantumkan 1 jabatan di atas dan 1 jabatan di bawah)
  4. Deskripsi tugas dan tanggung jawab pemegang jabatan
  5. Level kompetensi yang dibutuhkan
  6. Target kerja yang menjadi indikator keberhasilan pemegang jabatan
  7. Spesifikasi jabatan yang harus ditepati oleh pemegang jabatan

 

  1. Melakukan evaluasi secara berkala

Jika job profile jabatan sudah Anda selesaikan, jangan lupa untuk tetap melakukan evaluasi secara berkala. Hal ini dikarenakan sangat memungkinkan terjadi perubahan kondisi seiring dengan perubahan kebutuhan dari perusahaan, sehingga alat yang Anda ciptakan harus segera disesuaikan. Misalkan saja, dulu saat awal perusahaan berdiri masih belum menetapkan untuk jabatan manager marketing harus menguasai bahasa Inggris aktif. Namun sekarang, karena kebutuhan perusahaan dan banyaknya customer perusahaan yang berasal dari luar negeri, akhirnya mau tidak mau spesifikasi jabatan manager marketing harus ditingkatkan, yaitu harus menguasai bahasa Inggris aktif.

 

Pada dasarnya, penyusunan job profile suatu jabatan membantu Anda untuk bekerja lebih efektif dan efisien. Mungkin Anda bisa membayangkan jika sewaktu-waktu Anda dipanggil oleh pihak manajemen harus mengajukan data terkait dari jabatan di perusahaan, tentu Anda akan kerepotan jika semua data terpisah. Berbeda jika Anda sudah menerapkan job profile pada setiap jabatan. Anda dapat memperoleh data lebih cepat. Selain itu, job profile bukan hanya sekedar data yang Anda simpan semata dan sifatnya rahasia. Namun job profile merupakan acuan bagaimana nantinya perusahaan menentukan sumber daya manusia yang tepat. Oleh sebab itulah job profile harus benar-benar disusun berdasarkan kondisi di lapangan.

 

Demikian hal – hal mengenai job profile dan teknik penyusunannya yang perlu kamu ketahui. Bila kamu membutuhkan bantuan untuk mengatasi masalah di perusahaan kamu?  Semua itu bisa kamu dapatkan dengan mengikuti training and development program di Focus Improvement. Hubungi kami melalui telepon ke 0818-8188-99919 atau 0878-4169-6118 untuk mendapatkan saran program pelatihan kepemimpinan sesuai kebutuhan organisasimu.

/0 Comments/by
,

Sudahkah Kantormu Menjadi Kantor Idaman Para Karyawan Milenial

Berangkat pagi-pulang malam menjadi gambaran aktivitas masyarakat ibu kota mulai dari hari Senin sampai Jumat. Meski begitu, tidak jarang millennial asyik menghabiskan waktunya hampir seharian penuh di kantor. Di samping memang didesak deadline menumpuk, ternyata mereka ‘betah’ berlama-lama di kantor karena kantor tersebut menerapkan tradisi yang buatnya nyaman. Jadi, apa sih rahasia di balik kantor yang bikin millennial enggan pindah-pindah kantor atau susah ‘move on’? Yuk simak ciri kantor idaman para karyawan milenial!

 

  1. Rutin mengadakan event internal atau outing

Bukan hal yang aneh bila para pekerja merasakan jenuh dan suntuk ketika tiada kata lain di hidupnya selain kerja, kerja, dan kerja. Belum lagi, kalau akhir pekan pun harus stand by laptop. Duh, kapan dong waktu liburnya?

Jujur saja, siapa yang tiba-tiba bahagia di kala mendengar pengumuman akan diadakan outing kantor? Betapa beruntungnya kamu bekerja di perusahaan yang rutin setidaknya tiga bulan sekali menyediakan waktu liburan bersama guna me-recharge kembali semangat bekerja. Manfaat lainnya, kegiatan outing dapat mempererat tali silaturahmi antar sesama karyawan maupun dengan pimpinan.

 

  1. Diversity is beautiful!

Sebagai warga negara Indonesia, mengamalkan nilai-nilai Pancasila wajib diimplementasikan di mana saja. Salah satunya di kantor, di mana perbedaan suku, ras, agama, gender, status, bahkan pandangan atau pendapat perlu mencerminkan prinsip diversity is beautiful agar visi-misi perusahaan dapat terwujud. Jadi, sudahkah selama ini kamu menjunjung tinggi toleransi? Perbedaan itu indah lho, kalau setiap orang mau saling menghargai. Sikap seperti inilah yang dicari millennial. Mereka nyaman bekerja di perusahaan yang tidak memandang perbedaan.

 

  1. Jam kerja fleksibel, yang penting result

Jiwa muda identik dengan kebebasan. Sebab, bebas yang dimaksud adalah tidak sepenuhnya terpaku pada aturan yang justru membuat ide maupun kreativitasnya terhambat. Karena itulah mengapa beberapa kantor menerapkan jam kerja fleksibel. Artinya, tidak bermasalah dengan waktu tiba di kantor. Bukan tidak disiplin ya, melainkan lebih kepada tanggung jawab masing-masing.

 

  1. Fasilitas super lengkap, mendukung kinerja kamu

Apa yang menjadi kebutuhan para pekerja tidak terlepas dari kewajiban pihak perusahaan memfasilitasi. Mulai dari kebutuhan operasional, jaminan sosial, hingga gaji yang sesuai. Pada dasarnya, faktor kenyamanan akan menggambarkan bagaimana kinerja kamu.

 

  1. Memberikan ruang dan waktu kepada karyawannya mengembangkan potensi

Pengembangan sumber daya manusia (SDM) di setiap perusahaan punya cara dan strategi masing-masing. Mulai dari diselenggarakannya pelatihan, pembinaan, hingga karyawan dianugerahkan apresiasi istimewa. Ini semua dilakukan guna meningkatkan serta mengasah potensi karyawan.

 

Demikian hal – hal mengenai ciri – ciri kantor idaman para milenial yang perlu kamu ketahui. Bila kamu membutuhkan bantuan untuk mengatasi masalah di perusahaan kamu?  Semua itu bisa kamu dapatkan dengan mengikuti training and  development program di Focus Improvement. Hubungi kami melalui telepon ke 0818-8188-99919 atau 0878-4169-6118 untuk mendapatkan saran program pelatihan kepemimpinan sesuai kebutuhan organisasi kamu.

/0 Comments/by
, ,

Pentingnya Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) bagi Pekerja dan Perusahaan

Semua organisasi atau perusahaan memiliki kewajiban untuk memastikan bahwa pekerja dan orang lain yang terlibat di dalamnya tetap berada dalam kondisi aman sepanjang waktu. Penerapan K3 menjadi penting dan perlu diperhatikan dalam perusahaan. Sebenarnya, alasan mengapa kesehatan dan keselamatan kerja itu penting adalah karena sejatinya setiap pekerja menginginkan lingkungan kerja yang dapat memberikan rasa aman. Hal ini merupakan faktor utama dalam menjaga rasa aman untuk pekerja dan perusahaan.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 50 Tahun 2012, K3 merupakan segala kegiatan untuk menjamin dan melindungi keselamatan dan kesehatan tenaga kerja melalui upaya pencegahan kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja. Melalui aturan tersebut, pemerintah secara tertulis mengatur bagaimana pemberi kerja atau perusahaan untuk selalu menjaga kesehatan dan keselamatan kerja. Apabila pemberi kerja atau perusahaan tidak menjalankan atau melanggar aturan tersebut, maka akan dikenakan sanksi.

 

K3 adalah suatu bentuk perlindungan bagi kesehatan dan keselamatan kerja para tenaga kerja, serta bagi sumber-sumber produksi perusahaan. Adapun tujuan dari K3 adalah sebagai berikut:

 

  1. Melindungi keselamatan tenaga kerja dalam melakukan pekerjaannya sehingga bisa meningkatkan kesejahteraan hidup dan produktivitas nasional
  2. Mencapai kesejahteraan fisik, mental, dan sosial pada semua pekerjaan, promosi, dan pemeliharaan tingkat tertinggi
  3. Menjamin keselamatan dari setiap orang lain yang berada di tempat kerja
  4. Memberikan jaminan keselamatan dan kesehatan kerja baik secara fisik, sosial, dan psikologis bagi tenaga kerja
  5. Membuat tenaga kerja lebih berhati-hati dalam mempergunakan perlengkapan dan peralatan kerja
  6. Memelihara keamanan semua hasil produksi
  7. Menjamin pemeliharaan dan peningkatan kesehatan gizi pegawai
  8. Meningkatkan kegairahan, keserasian kerja, dan partisipasi kerja
  9. Menghindari gangguan kesehatan yang disebabkan oleh lingkungan atas kondisi kerja
  10. Memberikan rasa aman bagi tenaga kerja dan supaya terlindungi dalam bekerja

Setelah kita memahami apa itu K3 serta tujuan K3m maka ayo kita lanjut pada 5 alasan pentingnya K3 yang telah kami rangkum sebagai berikut :

 

  1. Mampu menjaga reputasi perusahaan

Jika perusahaan tidak memiliki tunjangan kesehatan dan keselamatan kerja yang terjamin, bisa saja suatu saat hal ini muncul di internet sebagai kekurangan perusahaan. Namun sebaliknya, jika perusahaan memiliki tunjangan kesehatan dan keselamatan kerja yang bagus, biasanya reputasi perusahaan juga akan meningkat. Tak jarang makin banyak kandidat terbaik yang tertarik untuk melamar karena keunggulan reputasi ini.

 

  1. Membuat karyawan lebih sadar dengan bahaya dan risiko di tempat kerja

Banyak sekali karyawan yang tidak peduli dengan bahaya dan risiko di tempatnya bekerja. Dengan lebih menekankan peraturan tentang keselamatan kerja, karyawan juga bisa lebih sadar akan hal ini. Sehingga, hal ini dapat membantu perusahaan untuk mengurangi risiko kecelakaan kerja dan dapat memiliki langkah pencegahan yang lebih baik.

 

  1. Mengurangi stres yang dirasakan karyawan

Dengan mencanangkan budaya kesehatan dan keselamatan kerja, perusahaan juga harus menuntut pegawainya untuk lebih menjaga kesehatan dan mentalnya. Dengan demikian, jam kerja sudah diatur dan jadwal lembur tidak akan terlalu menyiksa karyawan. Sebab, jika jam kerja terlalu panjang, jadwal lembur sangat banyak dan cenderung tidak jelas, akan rawan membuat karyawan stres. Akibat stres ini dapat menimbulkan berbagai penyakit baik penyakit fisik maupun mental.

 

  1. Meningkatkan performa karyawan

Menurut sebuah penelitian, kesehatan dan keselamatan kerja yang terjamin mampu meningkatkan performa karyawan. Karena ternyata tunjangan ini juga dapat meningkatkan lingkungan kerja menjadi lebih nyaman. Rasa nyaman ini mampu membuat karyawan bekerja lebih giat dan disiplin, sehingga produktivitas karyawan dan performa mereka juga otomatis akan meningkat.

 

  1. Menurunkan angka kerugian perusahaan

Cara ini juga membuat kerugian yang harus ditanggung perusahaan menjadi menurun. Sebab, dengan adanya tunjangan dan pengetahuan mengenai kesehatan dan keselamatan kerja, kecelakaan menjadi lebih mungkin untuk dihindari dan dicegah. Oleh karena itu, perusahaan dapat menurunkan angka kerugian akibat karyawan yang tidak masuk karena sakit atau tidak masuk karena kecelakaan kerja. Hal ini tentunya tidak hanya menguntungkan bagi karyawan tetapi juga bagi perusahaan.

 

Demikian hal – hal mengenai pentingnya K3 dalam perusahaan yang perlu kamu ketahui.Bila kamu membutuhkan bantuan untuk mengatasi masalah di perusahaan kamu?  Semua itu bisa kamu dapatkan dengan mengikuti training and  development program di Improvement Focus. Hubungi kami melalui telepon ke 0818-8188-99919 atau 0878-4169-6118 untuk mendapatkan saran program pelatihan kepemimpinan sesuai kebutuhan organisasi Kamu.

/0 Comments/by
,

Cara Menghitung Kompensasi

Apabila Kamu baru pertama kali membuka usaha dan bingung bagaimana menghitung besarnya kompensasi bagi karyawan, maka kami akan memaparkannya secara lengkap di artikel ini. Pertama-tama, upah pokok.

Menurut Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, upah pokok harus bernilai minimal 75% dari jumlah upah pokok dan tunjangan tetap. Perhitungan upah pokok ini bisa didasarkan pada tiga hal, yaitu rata-rata nilai pekerjaan tersebut di pasaran, lokasi pekerjaan, dan kontribusi karyawan terhadap perusahaan tersebut.

Sebagai contoh, upah karyawan di bidang IT berkisar antara 4 juta hingga 25 juta, sementara upah karyawan di bidang Human Resouces berkisar di antara 2 juta hingga 13 juta. Selain itu, lokasi pekerjaan juga berpengaruh besar terhadap gaji karyawan. Misalnya, Kamu mungkin harus membayar upah yang lebih tinggiuntuk karyawan yang bekerja di Jakarta dibandingkan dengan karyawan yang bekerja di Jawa Tengah. Hal ini karena UMP Jakarta cenderung lebih tinggi, begitu juga dengan biaya hidupnya.

Selain itu, kontribusi karyawan terhadap perusahaan juga menjadi faktor yang penting. Karyawan yang memberikan pengaruh besar terhadap kemajuan perusahaan bisa mendapatkan kompensasi yang lebih besar dibandingkan rekan-rekannya.

Lalu, bagaimana cara menghitung kompensasi karyawan yang tidak bekerja secara sebulan penuh? Apabila perusahaan dalam keadaan mendesak dan sangat membutuhkan tenaga kerja, maka mau tidak mau mereka harus mempekerjakan karyawan dari tengah bulan atau bahkan mendekati akhir bulan.

 

Untuk kasus serupa, maka dapat dilakukan perhitungan gaji prorata. Cara menghitungnya pun cukup mudah.

Untuk gaji prorata yang dihitung berdasarkan hari kerja, maka :

= (jumlah hari kerja/jumlah hari kerja sebulan) x gaji dalam satu bulan

Sebagai ilustrasi, Ryan memiliki gaji per bulan sebesar Rp 4.000.000. Ia bekerja mulai dari tanggal 15 Agustus dengan waktu kerja 5 hari/Minggu. Berapakah gaji Ryan?

 

Ryan bekerja mulai dari tanggal 15 Agustus hingga 30 Agustus, yaitu sebanyak 12 hari kerja. Apabila dihitung dengan menggunakan rumus diatas, maka

= (12 hari/22 hari) x Rp 4.000.000,00

= Rp 2.181.818,00

Bila dibulatkan, maka Ryan menerima gaji sebesar Rp 2.182.000,00.

 

Sementara itu, terdapat juga kasus lain yang mana karyawan tidak bekerja dalam rentang jam yang sama setiap harinya. Dalam kasus tersebut, maka harus dilakukan perhitungan gaji prorata  berdasarkan jam kerja. Rumus yang dapat digunakan adalah sebagai berikut :

= (1/173) x jam kerja dalam satu hari x jumlah hari kerja x gaji dalam satu bulan

 

Sebagai contohnya, Susi menerima gaji sebesar Rp 3.500.000,00 per bulan. Ia bekerja mulai dari tanggal 15 agustus

, namun pada dua hari pertama, ia hanya bekerja selama 7 jam, sementara sisanya 8 jam. Lalu, bagaimana cara menghitung kompensasi upah untuk Susi?

 

Gaji Susi per jamnya adalah sebagai berikut :

 

= 1/173 x Rp 3.500.000,00

= Rp 20.231,00

 

Sementara itu, gaji Susi selama masa kerjanya adalah =

 

= ( 10 hari x 8 jam x Rp 20.231,00) + ( 2 hari x 7 jam x Rp 20.231,00)

= Rp 1.901.714,00

 

Demikian hal – hal mengenai cara perhitungan kompensasi pada karyawan yang perlu kamu ketahui.Bila kamu membutuhkan bantuan untuk mengatasi masalah di perusahaan kamu?  Semua itu bisa kamu dapatkan dengan mengikuti training and  development program di Improvement Focus. Hubungi kami melalui telepon ke 0818-8188-99919 atau 0878-4169-6118 untuk mendapatkan saran program pelatihan kepemimpinan sesuai kebutuhan organisasi Kamu.

/0 Comments/by
,

Cara Mudah Mengatasi Konflik Dalam Perusahaan

Bagaimana cara mengatasi konflik dalam organisasi secara efektif sebagai seorang pemimpin? Dalam sebuah organisasi tentunya kita tak luput dari sebuah konflik. Hal ini dapat terjadi karena ada banyak individu yang ditempatkan untuk bekerja bersama di dalam perusahaan. Oleh karena itu, konflik merupakan hal yang wajar terjadi dan sebagai pemimpin, Anda harus bisa mencari jalan keluar untuk mengatasi konflik-konflik yang terjadi di dalam organisasi. Lantas, bagaimana cara mengatasi konflik-konflik tersebut?

Berikut kami buatkan beberapa cara mengatasi konflik yang baik di tempat kerja. Yuk simak!

 

  1. Hindari Menyudutkan Satu Belah Pihak

Menjadi seorang pemimpin dalam sebuah organisasi haruslah adil dan tidak memihak siapapun. Meskipun seorang karyawan yang terlibat konflik ini menempati posisi yang tinggi seperti manajer sekalipun, kamu tidak boleh langsung beranggapan bahwa manajer kamu yang paling benar dan orang yang terlibat konflik di bawahnya yang salah.

 

  1. Menjadi Mediator yang Bijaksana

Dalam mengatasi sebuah masalah, sebagai pemimpin, maka kamuakan ditempatkan sebagai seorang mediator yang dapat menengahi konflik yang terjadi di antara karyawamu. Tugas seorang mediator adalah mendengarkan permasalahan yang terjadi dari dua belah pihak, lalu memproses informasi tersebut dan menyimpulkan secara objektif.

  1. Mengambil Keputusan Bersama

Setelah mengetahui akar permasalahan yang terjadi, maka ini saatnya untuk kamu duduk bersama-sama dengan karyawan-karyawan yang terlibat di dalam konflik. Fungsi dari mengumpulkan semuanya di dalam sebuah ruangan adalah untuk mencegah terjadinya miskomunikasi dan juga mengambil jalan keluar yang tepat bersama-sama.

 

  1. Melakukan Evaluasi

Langkah terakhir yang dapat kamu lakukan untuk mengatasi konflik dalam organisasi adalah melakukan evaluasi. Buatlah sebuah rencana untuk mencegah konflik yang serupa terjadi di masa depan.

 

Demikian hal – hal mengenai cara mengatasi konflik dalam perusahaan yang perlu kamu ketahui.Bila kamu membutuhkan bantuan untuk mengatasi masalah di perusahaan kamu?  Semua itu bisa kamu dapatkan dengan mengikuti training and  development program di Focus Improvement. Hubungi kami melalui telepon ke 0818-8188-99919 atau 0878-4169-6118 untuk mendapatkan saran program pelatihan kepemimpinan sesuai kebutuhan organisasi Kamu.

 

/0 Comments/by